Klachtenprocedure:
Met deze klachtenprocedure willen wij benadrukken dat wij veel waarde hechten aan een goede relatie met jou als klant. Jouw klacht nemen wij altijd serieus en zien wij als kans om onze dienstverlening te verbeteren.
1. Definities
1.1. Klacht Elke schriftelijke uiting van ontevredenheid van een klant over de activiteiten en dienstverlening van Confi-training later te noemen als CT
1.2. Klant Elke afnemer van een dienst van CT.
2. Indienen van een klacht
Je kan je klacht schriftelijk indienen. Om je klacht zo snel mogelijk te kunnen beoordelen vragen wij van je in ieder geval de volgende zaken in je klacht mee te nemen:
- Je naam, adres en woonplaats
- de datum waarop jij je klacht verstuurt
- een heldere beschrijving van jouw klacht
- eventuele voorgaande correspondentie en relevante kopieën van documenten die jouw klacht verduidelijken
Hoe meer relevante informatie je verstrekt, hoe beter wij in staat zijn jouw klacht te beoordelen. Jouw klacht kan je sturen naar: info@confi-training.nl met als onderwerp: Afdeling Klachtafhandeling
3. Behandeling van jouw klacht
Binnen één week na ontvangst van je klacht ontvang je een schriftelijke ontvangstbevestiging. Met deze bevestiging word je geïnformeerd bij wie jouw klacht in behandeling is en over de periode waarbinnen je een inhoudelijke reactie kan verwachten. Wij streven er naar dit binnen 15 werkdagen te doen. Mocht blijken dat dit niet haalbaar is, dan ontvang je hierover schriftelijk bericht. Je kan erop rekenen dat je klacht zo objectief mogelijk wordt beoordeeld. Degene die jouw klacht behandelt kan je tijdens de beoordeling vragen om extra informatie.
4. Reactie op je klacht
Je ontvangt binnen 15 werkdagen een inhoudelijke reactie op je klacht, tenzij er eerder schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar is gemaakt dat er vertraging is ontstaan. Dit kan onder meer worden veroorzaakt door de complexiteit van het dossier.
5. Onafhankelijke derde partij
Wij doen er alles aan om iedere klacht samen met je op te lossen en naar tevredenheid af te handelen. Toch kan het zo zijn dat je het niet eens bent met de afwikkeling. Jij hebt dan de mogelijkheid je gratis te wenden tot Sarah Risakotta, sarahrisakotta81@gmail.com , onafhankelijk en door het nos-nsf erkend vertouwenscontactpersoon.
Het advies is ingesteld om geschillen tussen consumenten en in dit geval CT te beslechten. Er kan pas een beroep op de onafhankelijke derde partij gedaan worden als de interne klachtenprocedure bij CT is doorlopen zonder dat dit tot een oplossing heeft geleid.
Bemiddelingskosten: Wanneer een derde partij moet worden ingeschakeld, dan komen de bemiddelingskosten voor rekening van de partij die na de uitspraak in het ongelijk is gesteld. Het oordeel van de onafhankelijke derde partij is bindend voor CT. Mogelijke consequenties worden binnen een termijn van vier weken afgehandeld.
6. Gegevensbeheer
Alle gegevens die te maken hebben met de behandeling van jouw klacht, worden tot minstens één jaar nadat de klacht is afgehandeld zorgvuldig bewaard. Klachten worden te allen tijde strikt vertrouwelijk behandeld.
7. Grensoverschrijdend gedrag:
Respect voor jezelf en elkaar staat erg hoog in het vaandel bij CT. CT hoort een veilige sportomgeving te zijn.
CT heeft dan ook een zero tolerance op het gebied van pesten of grensoverschrijdend gedrag, zowel verbaal als fysiek.
Wanneer er onacceptabel gedrag wordt gesignaleerd door de trainer zal er een verbale waarschuwing worden gegeven, zowel bij de jeugd als bij de volwassenen.
Wanneer dit gedrag nogmaals wordt gesignaleerd zal bij de jeugdigen de ouders / verzorgers worden geïnformeerd en bij de volwassenen krijg je een 2de waarschuwing die per mail bevestigd zal worden.
Bij de 3de keer wordt zowel de jeugdige als de volwassene uit de les verwijderd en wordt het lidmaatschap opgezegd. Restitutie van de lopende maand is niet van toepassing.
Wanneer er aanwijzingen zijn van grensoverschrijdend gedrag laat je dit in eerste instantie aan ons weten zodat wij daarop in kunnen grijpen. Dit kan persoonlijk, via de app of per mail.
Wanneer je je zich daar niet veilig genoeg voor voelt kun je contact opnemen met onze onafhankelijk en door het NOC-NSF erkende vertrouwenscontactpersoon: Sarah Risakotta; sarahrisakotta81@gmail.com
Zij biedt een luisterend oor, denkt met je mee en kan je uitleggen wat eventuele vervolgstappen kunnen zijn. Dit is een vertrouwelijk gesprek, echter garandeert de rol van vertrouwenspersoon geen geheimhouding.